Requisitos para organizar una carrera offroad: todos los pasos, al detalle

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Cada día son más los problemas que se encuentran organizadores y clubes a la hora de organizar carreras, sobre todo por las restricciones medio ambientales, que son cada vez mayores, independientemente de si se trata de una carrera de Enduro, Trial o Cross Country.

Para intentar facilitar esta tarea vamos a ver los pasos que debemos seguir y el orden en el que debemos hacerlo, ya que así evitaremos trabajo innecesario y pérdida de tiempo.

1- Selección de terrenos y zonas

El primer paso es hacer una búsqueda de los terrenos en los que podríamos realizar el evento. En esta primera búsqueda intentaremos que sea un terreno idóneo para la especialidad de moto de campo elegida y que a la vez no tenga un impedimento evidente, como puede ser que esté dentro de una zona con algún tipo de protección medio ambiental. Para esto es importante realizar esta primera fase junto con el ayuntamiento o ayuntamientos de la zona, que nos podrán indicar cuales son los terrenos que pueden ser más óptimos.

Una vez seleccionados los terrenos que pueden cumplir con los requisitos, debemos ponernos en contacto con los propietarios de los terrenos, siendo este paso la primera necesidad, ya que no deberíamos avanzar a los siguientes antes de obtener, aunque sea de forma verbal, un acuerdo con los propietarios.

2- Consulta previa medio ambiente

Una vez con los terrenos elegidos en los que a priori podemos celebrar el evento y con los permisos de los propietarios, lo ideal es hacer una consulta previa a medio ambiente, si puede ser mediante una llamada telefónica o acercándonos a la delegación correspondiente. Esta consulta no vinculante está encaminada a saber si existe algún tipo de impedimento medioambiental evidente que no supieran en el Ayuntamiento o que no hayamos podido ver en la primera búsqueda, ya que la información fehaciente la tendrá siempre Medio Ambiente.

Una vez recibida la confirmación de que no hay ningún impedimento y que en principio todo apunta a que se puede realzar el evento en los terrenos seleccionados, ya podemos comenzar con los tramites oficiales.

3- Permiso oficial de propietarios de terrenos

Lo que en un primer momento pudo ser una mera conversación con los propietarios de los terrenos ahora ya debe firmarse un acuerdo en el que se explicite los términos y condiciones en los que se alquila o cede el terreno durante los días de la competición. Aquí se puede establecer un precio por el alquiler, indicar que el terreno se dejará en las mismas condiciones en las que se encontraba, que se repararán los caminos accesorios que puedan verse afectados… o cualquier punto que se estime para la tranquilidad el propietario.

4- Creación del dossier explicativo

El dosier debe contar con una serie de puntos encaminados a describir el evento en todos los aspectos principales, sobre todo en materia de medio ambiente y en beneficios para la zona, ya que son los puntos clave para las personas que nos han de autorizar el evento. En un primer momento puede ser un borrador, no siendo necesario hacerlo muy extenso hasta que tengamos conocimiento de que la competición vaya a ser aprobada o nos soliciten información más detallada.

Los puntos que debe contener este primer dossier son:

  • Localización: Debemos identificar la ubicación geográfica y los terrenos con referencias catastrales en la medida de lo posible, así como el recorrido del rally si se trata de un enduro.
  • Motivaciones: Promocionar el deporte en la zona, continuar con la herencia del motociclismo en el municipio, utilizar el motociclismo para promocionar la región…
  • Formato de carrera: Fechas, horarios, número de participantes aproximado…
  • Medidas de protección medioambiental: Protección de áreas específicas, colocación de puntos de reciclaje, control de ruidos, uso de esterillas medioambientales, restablecimiento al estado previo a la competición… Aquí se pueden recoger ideas dentro de los propios reglamentos de la competición.
  • Beneficios socioeconómicos: Beneficios estimados en hostelería de la zona, beneficios estimados en comercios de la comarca, beneficios de promoción del turismo en la zona…
  • Documentos adjuntos: Permisos de ayuntamientos y propietarios de los terrenos.

Este primer dossier será presentado a Medio Ambiente, ya sea directamente a través del ayuntamiento, para que estudie la solicitud. La respuesta puede ser la denegación del evento, el cambio de fechas, la solicitud de más información o el requerimiento de algún tipo de estudio de impacto ambiental realizado por una empresa certificada. En este último caso debemos valorar los costes del estudio en relación con la probabilidad de que podamos realizar el evento, es decir, dependerá de si en Medio Ambiente nos solicitan el estudio como un mero trámite o como necesidad porque exista algún elemento necesario de estudio que no se haya visto antes, caso en el cual podría complicarse. En ese momento deberíamos decidir el coste-riesgo de seguir con esos terrenos o buscar una nueva ubicación.

5- Solicitud oficial de realización del evento a la administración

Esta solicitud se hace normalmente a través del ayuntamiento de la localidad en la que se va a desarrollar el evento. Luego ellos ya se encargan de derivarlo también a los organismos implicados como puede ser la delegación de medio ambiente a la que corresponda la zona.

El impacto ambiental de cada prueba depende de dónde se vaya a realizar el evento, del número de motos, de la época del año… y de una serie de factores que ha de especificar la administración de medio ambiente correspondiente. Algunas pruebas no necesitaran de más documentación que el dossier presentado, y otras sí es posible, como decíamos, nos requieran que ampliemos la información que consideren o que realicemos un estudio de impacto ambiental.

El proceso de tramitación del evento por parte de las administraciones dedicadas al estudio de los eventos en el medio natural suele demorarse, por que os recomendamos que al menos presentéis la documentación con 3 meses de antelación.

6- Plazo para realizar solitudes a las federaciones

A nivel federativo hay que realizar la solicitud a la federación autonómica correspondiente a mediados del año anterior, es decir, de junio a noviembre del año previo. Si es una competición nacional también hay que realizar el trámite desde la federación autonómica. Este paso simplemente consiste en rellenar un documento tipo proporcionado por la federación que corresponda.

7- Ingresos económicos para el organizador

En las competiciones federadas, ya sea autonómicas o nacionales, lo recaudado con las inscripciones va prácticamente en su totalidad para el organizador, siendo un porcentaje pequeño el que se deriva a las federaciones y a seguros de responsabilidad civil. Otra fuente de ingresos para clubes y organizadores son colaboraciones con empresas y administraciones de la zona, que pueden hacer aportaciones tanto económicas como en especie. Estas últimas entidades están muchas veces muy interesadas en la realización de eventos de este tipo, ya que es riqueza y visibilidad para la zona, por lo que nunca está demás en hablar con todos los potenciales patrocinadores del evento.

8- La carrera

Una vez hecho todo lo anterior ya solo queda tener todo listo para el día del evento y que todo se desarrolle correctamente, cumpliendo con las normas y reglamentos de cada competición. Esta información varía dependiendo del tipo de prueba y de si son eventos regionales o nacionales. Esta información puede consultarse en las páginas web cada federación.

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